Logiciel Nova : la solution digitale sur-mesure pour accélérer la gestion d’entreprise #

Intégration intelligente des modules ERP, CRM et GED #

La force de Nova réside dans sa capacité à fusionner les fonctionnalités ERP (gestion des ressources), CRM (gestion de la relation client) et GED (gestion électronique des documents) au sein d’un écosystème cohérent. L’infrastructure a été pensée pour garantir une communication sans friction entre les modules : la facturation, le suivi des offres commerciales, la gestion des commandes et les publications s’intègrent nativement, évitant les ruptures de chaîne de traitement et les doublons d’informations. La solution Nova Systems illustre cette intégration par une gestion comptable et de trésorerie pensée, en particulier, pour les entreprises de transport et logistique : la plateforme BeOne déploie une centralisation des flux financiers et documentaires, garantissant une cohérence des données de bout en bout et une visibilité complète sur l’activité.

• En 2024, le déploiement de Nova Systems chez un acteur français du fret a permis d’unifier la saisie des commandes, le suivi des livraisons et la gestion documentaire fiscale, tout en réduisant de 28% les erreurs liées à la ressaisie manuelle.
• La connexion entre gestion commerciale et comptabilité facilite les échanges : chaque devis validé devient une commande puis une facture, l’ensemble étant archivé et accessible depuis le module GED intégré.

Nous apprécions la démarche de Nova visant à anticiper l’évolution des besoins métier : l’ajout ou la suppression de modules s’effectue sans perturber l’infrastructure initiale, plaçant la personnalisation au cœur de la stratégie digitale de l’entreprise.

Automatisation et simplification des tâches administratives #

Le moteur de règles intégré dans Nova s’avère être un véritable atout pour automatiser les processus répétitifs et chronophages. L’outil génère automatiquement les écritures comptables, déclenche les workflows métiers (validation, approbation, relance) et gère la facturation sans intervention humaine, ce qui limite significativement les erreurs de saisie et accélère les délais de traitement. Cette automatisation est particulièrement précieuse pour les DAF et responsables administratifs, qui gagnent en fiabilité et en productivité.

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• En 2023, la société de conseil Daysys a constaté une réduction de 37% du temps consacré à la gestion des factures et notes de frais, grâce à la configuration avancée des workflows Nova.
• Nova Systems propose, via BeOne, l’archivage automatique des documents émis, permettant d’alléger la charge administrative et de garantir la conformité.

L’automatisation des tâches de planification, de validation et de suivi des dépenses améliore la réactivité de l’ensemble des services, tout en homogénéisant les pratiques internes. Ce fonctionnement fluidifie la collaboration interservices et permet aux équipes de se concentrer sur des missions à valeur ajoutée.

Planification avancée et pilotage des ressources #

La planification des ressources humaine et matérielles prend une nouvelle dimension avec Nova. L’outil digitalise la gestion des horaires, des feuilles de temps, des demandes de congés ou encore des affectations de missions. Remplaçant avantageusement les fichiers tableur traditionnels, Nova met à disposition des modules interactifs et intuitifs pour visualiser la charge des équipes, anticiper les besoins et ajuster les priorités en temps réel.

• En 2024, la PME industrielle Partech a optimisé la gestion de ses plannings en passant de trois outils distincts à un seul module Nova, obtenant un taux de satisfaction RH en hausse de 34%.
• La synchronisation automatique avec le calendrier d’entreprise et les alertes de planification permettent d’éviter les conflits de ressources et d’améliorer la communication interne.

Grâce à cette planification avancée, les managers disposent d’une vision globale actualisée de la disponibilité, de la répartition de la charge de travail et des éventuels besoins de recrutement ou de sous-traitance. Cette approche prévaut dans les sociétés de services, où l’anticipation est capitale pour maintenir la rentabilité et la qualité de service.

GED intelligente et moteur de recherche performant #

La Gestion Électronique de Documents de Nova est conçue pour centraliser, sécuriser et rendre exploitable l’ensemble des fichiers et documents de l’entreprise. Grâce à la reconnaissance optique de caractères (OCR) et à la catégorisation automatique, chaque document entrant — facture, devis, contrat, justificatif — est indexé et archivé de façon intelligente. Les workflows d’acquisition et de validation simplifient grandement l’archivage, tout en garantissant le respect des obligations réglementaires (archivage substitutif, gestion des documents fiscaux).

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• L’implémentation du module GED de Nova Systems chez un groupe logistique européen en 2024 a permis un gain de temps de 42% sur la recherche de documents critiques lors d’audits internes.
• Différents services métiers peuvent relier tout document archivé à un objet métier : commande, client, opération logistique, facilitant l’accès rapide à l’information utile en contexte.

Le moteur de recherche, rapide et précis, offre des filtres avancés pour retrouver les documents selon des critères multiples : date, auteur, type, client, contenu textuel extrait par OCR. Cette capacité favorise une collaboration efficace et un partage sécurisé des données, même dans les environnements multisites.

Collaboration renforcée et connectivité native #

La réussite d’un projet passe par la fluidité de la communication et la capacité à partager l’information en temps réel. Nova intègre nativement des outils de messagerie interne, de gestion de calendrier partagé et d’automatisation des notifications, permettant aux équipes de coopérer sans contrainte, même en télétravail ou en mobilité. Adapté aux déploiements Cloud ou sur site, l’environnement Nova garantit une accessibilité optimale et une sécurisation des échanges.

• En 2024, lors du déploiement collaboratif avec la Banque Verte, les équipes ont constaté une réduction de 53% du volume d’emails internes, remplacés par une messagerie contextuelle liée aux dossiers de projet dans Nova.
• Les notifications automatisées préviennent les retards et rappellent les échéances : validation de devis, relance client, approbation de dépenses, tout est centralisé dans l’interface Nova.

L’intégration avec des plateformes tierces
— que ce soit pour la signature électronique, les services bancaires ou les outils analytiques — s’effectue en toute transparence, renforçant la polyvalence de l’outil.

Analyses et reporting en temps réel #

Nova n’est pas qu’un gestionnaire opérationnel, c’est aussi un véritable outil de pilotage stratégique. Les tableaux de bord personnalisables offrent une visualisation instantanée des indicateurs clés : chiffre d’affaires, rentabilité par client ou par projet, niveaux de dépenses, avancement des activités. Les managers disposent d’une base factuelle solide pour suivre l’évolution et réagir rapidement.

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• En 2023, la direction d’une ETI du secteur BTP a exploité les capacités d’analyse de Nova pour identifier une surconsommation de budget sur certains chantiers, générant une économie de 12% l’année suivante.
• La granularité des statistiques couvre tous les domaines : ventes, ressources humaines, satisfaction client, permettant à chaque responsable d’accéder uniquement aux données pertinentes pour sa fonction.

Grâce à la remontée en temps réel des informations opérationnelles, la prise de décision s’appuie sur des données actualisées et un historique complet, réduisant le risque d’erreurs stratégiques.

Personnalisation et évolutivité de l’outil #

L’un des atouts majeurs de Nova réside dans sa capacité à s’adapter à chaque organisation. Le système modulaire permet d’ajuster la composition de l’outil aux besoins spécifiques, qu’il s’agisse d’ajouter de nouveaux modules CRM, de renforcer le workflow GED ou de simplifier la chaîne de facturation. Cette flexibilité se traduit par une maîtrise continue du budget IT : l’entreprise investit uniquement dans les fonctionnalités nécessaires, évitant la surcharge logicielle et l’obsolescence prématurée.

• En 2024, l’enseigne de services Tiscali a personnalisé son instance Nova en interfaçant le logiciel avec ses outils de maintenance terrain, créant des passerelles sur-mesure pour ses équipes techniques.
• La suppression ou l’ajout de modules s’effectue sans redéploiement complet, garantissant la continuité d’activité et la scalabilité du système.

La personnalisation avancée assure une évolution en phase avec la croissance structurelle ou les mutations stratégiques, transformant Nova en un levier d’agilité pour toute entreprise ambitieuse.